Rechnungsprüfung bei einem Großhändler
Der Agent gibt Rechnungen bis 5.000 € frei; eine geänderte Bankverbindung geht immer an die Buchhaltung.
Invoice checking at a wholesaler
The agent approves invoices up to €5,000; a changed bank account always goes to accounting.
Firma: Nordlicht Haustechnik Großhandel GmbH, 95 Mitarbeiter, Bremen.
Ausgangslage
Monatlich kommen rund 3.000 Eingangsrechnungen. Ein Agent soll Rechnungen mit Bestellung und Wareneingang abgleichen und zur Zahlung freigeben. Risiko: gefälschte Rechnungen, geänderte Bankverbindungen, doppelte Zahlungen.
Einsatz von MolTrust
Der Agent darf Rechnungen bis 5.000 € freigeben, wenn Bestellung, Wareneingang und hinterlegte Bankverbindung übereinstimmen. Eine geänderte IBAN oder ein Betrag darüber führt immer zur Freigabe durch die Buchhaltung. Die Zahlung selbst löst der Agent nicht aus; er bereitet sie vor.
Nutzen
- Die Buchhaltung bearbeitet nur noch Abweichungen.
- Skontofristen werden zuverlässig genutzt.
- Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sehen für jede Freigabe die geltende Regel und den Prüfnachweis.
Integration durch die IT
- Agent-Identität anlegen, Vollmacht mit Betragsgrenzen und Pflicht-Abgleichen hinterlegen.
- Den Prüfaufruf vor dem Setzen des Freigabe-Status im Buchhaltungssystem (z. B. DATEV-Schnittstelle) einbauen.
- Abgelehnte Fälle automatisch in die bestehende Aufgabenliste der Buchhaltung schreiben.
- Prüfprotokolle für die Aufbewahrungspflicht archivieren.
Begriffe: DID (Decentralized Identifier, eine fälschungssichere digitale Identität für einen Agenten). VC (Verifiable Credential, ein digital signierter Nachweis, z. B. über eine Befugnis). AAE (Agent Authorization Envelope, das Vollmachts-Format von MolTrust, das festlegt, was ein Agent darf). SIEM (Security Information and Event Management, zentrale Sicherheits-Protokollauswertung).
Company: Nordlicht Haustechnik Großhandel GmbH, 95 employees, Bremen, Germany.
Situation
About 3,000 incoming invoices arrive every month. An agent is to match invoices against the purchase order and the goods receipt and approve them for payment. The risks: forged invoices, changed bank details, duplicate payments.
How MolTrust is used
The agent may approve invoices up to €5,000 if the purchase order, the goods receipt and the bank details on file match. A changed IBAN or a higher amount always goes to accounting for approval. The agent does not make the payment itself; it prepares it.
Benefits
- Accounting handles only the exceptions.
- Early-payment discount periods are used reliably.
- Auditors and tax advisers see the rule that applied and the check record for every approval.
Integration by IT
- Create the agent identity; store a mandate with amount limits and the required matches.
- Add the check call before the approval status is set in the accounting system (for example through the DATEV interface).
- Write refused cases automatically into the existing task list of accounting.
- Archive the check logs for the statutory retention period.
Terms: DID (decentralized identifier, a tamper-proof digital identity for an agent). VC (verifiable credential, a digitally signed proof, for example of an authority). AAE (Agent Authorization Envelope, the MolTrust format for a mandate that sets what an agent may do). SIEM (security information and event management, central analysis of security logs).